南充市加强民营工业企业档案管理工作的对策建议

日期:2018年5月25日   作者:胡晓勇 梁晓辉 朱光俊


  近十年来,在市委、市政府的重视关心下,我市民营工业企业发展势头良好,已成为推进全市经济增长、建设“南充新未来·成渝第二城”的重要支撑, 2017年全年民营经济增加值1109.16亿元,比上年增长8.7%,占GDP的60.7%,对GDP增长的贡献率为62.1%。其中,第一产业增加值180.93亿元,增长4.9%;第二产业增加值607.69亿元,增长8.1%;第三产业增加值320.54亿元,增长12.8%。其中,规模以上工业企业(727户)实现全部工业增加值568.88亿元,比上年增长9.0%,对经济增长的贡献率达35.4%。按照国省市强化企业档案管理工作的要求,我委坚持把对民营工业企业(规上工业企业)的调研列入每年工作目标,通过采取“请进来、走出去”等多种方式深入开展调研工作,通过综合分析企业档案管理工作的实际情况以及存在问题,提出如下对策建议。
  一、存在问题
  南充作为西部经济欠发达地区,虽然经过40年改革开放的发展推进,工业经济、民营工业企业的发展壮大均取得了明显成效,但我市民营工业企业,特别是本地企业整体呈现家族制管理较为普遍、现代企业制度推行较慢的运行态势,尤其是掌握现代科学管理知识、具有创新意识和国际化视野、善于捕捉市场机遇、能够凝聚各方人才的高素质民营企业家数量不多,直接导致了企业档案管理工作存在着诸多问题,已经阻碍了企业向现代化管理迈进的步伐。
   1、档案管理意识相对淡薄。在企业管理中,追求经济效益是经营管理的核心,由于档案工作难以直接产生经济效益,所以在不少企业中档案工作被边缘化,处在“说起来重要,忙起来不要”的尴尬境地。在不少企业领导看来,档案管理不是企业的核心业务,只要将文件材料收集起来,在需要的时候能够找到它,能够通过上级档案管理部门检查考评就可以了,没必要投入大量的资源和精力,不会将档案工作放到夯实基础管理、推动改革创新发展的战略高度去加以认识,更不会去深入思考在信息化时代中档案资源对企业发展所发挥的重要价值。在员工层面,不少人会认为档案工作是份吃力不讨好的工作,又苦又累而且没什么发展前途,即便承担了这项工作也只是兼职而已,并且会认为这是一个包袱,自然不会把精力投入到这项工作上,更不会从档案是凭证、档案是历史、档案是企业的核心信息资源和无形财富的高度去建设这项事业。
  2、档案管理手段比较落后。目前大多数民营工业企业档案管理仍然采用手工操作,把档案现代化管理停留在简单的、低成本的、原生态水平上,远离档案管理现代化发展的顶层设计。还有部分企业采用的是以手工作业为主,现代化运作为辅的两个操作融合为一体的运行模式。但也考虑到适应新常态的发展形势,也在筹划超前发展,配置了计算机、打印机、扫描器等现代化设备。可是管理和运用还处在一般的基本功能上,有关科目编录、科目检索、程序编制等,还没达到现代化技术处理的综合能力。
  3、档案管理人才严重缺乏。当前企业档案管理发展,良莠不足,人才短缺,是众多企业所面临的问题。一是缺少信息化管理人才。在现有的企业档案管理从业人员中,大部分同志经过学习培训信息化素质有所提高,但由于他们沒有经过系统的专业知识培训,与现代化管理操作相差甚远;更何况具备信息专业技术背景的人才风毛麟角,在此以高素质人才指导从业人员学习培训会欲速则不达,所从,对企业想获取信息专业技术人的学习来说,目前还是一个困惑。二是缺少操作实力强的人才。目前企业档案管理掌握“三新”,并具备实际操作能力超强的人才为数不多,如对档案材料收集、整理、鉴别、登记务实的人才;精通档案防潮、消毒、杀虫的维护保养的人才;熟悉档案调出、调入、注消的传输人才等,人才短缺制约了档案管理的发展。三是缺少管理的复合型人才。企业档案管理现代化建设对复合型人才既高需求、又刻不容缓,可是我国大部分企业没有这样的复合型人才,既便是具有相关的复合型人才,但是,复合型人才所具有的档案管理实际操作能力、交叉的相近专业知识、跟综现代化技术创新发展的综合知识也都坦然无存。所以,打造和培养档案管理复合型人才,是企业面临的重大选择。
  二、对策建议
  1、进一步强化档案管理意识。首先要求企业负责人应对本单位的档案管理工作给予高度重视,这是做好企业档案管理工作的前提条件,让他们从本质上认识到档案管理工作可以为企业的重大决策与措施提供科学有效的依据。其次让相关工作人员放下包袱,努力学习,积极参加培训与讲座。认真地学习工作流程,严格把好接收、整理、归档、入库、上架等各个工作环节的质量关,同时及时地录入微机,企业应该定期派业务骨干向兄弟单位去学习,并使之结合自己的实际工作经验,真正地做到理论联系实际。同时企业也应该面向社会招聘一些有专业理论知识和业务技能的专业人员,使档案管理人员的业务水平迅速提高。最后做好全体档案管理人员的继续教育工作,这是档案管理人员不断开拓视野,了解档案管理领域新动态、新情况使之与外界接轨的最好途径。同时也是档案管理人员提高自身素质,努力钻研业务,实现档案管理工作的单一型向复合型转化的有效措施。
  2、切实调动工作人员的工作积极性。针对企业档案管理人员工作激情不高,管理力量薄弱这一特点,企业应该打破“疗养科室”这一铁饭碗现象,积极地推行公平竞争上岗、择优上岗这一理念,真正地做到能者上、庸者下的管理机制。对在岗员工进行各个方面的综合业务素质考评,对优秀者给予奖励,对合格者给予鼓励,对考核不达标者给予待岗接受继续教育或转岗,同时鼓励在岗人员积极发挥个人的主观能动性,发挥个人的潜力,激励他们开拓创新。同时,企业也应该拿出一定的经费,与相关业务人员的岗资、奖金挂钩,这也是鼓励他们学好业务,专研业务的有效手段。
  3、档案管理应与企业的信息化管理相结合。传统的档案管理工作业务量大,差错率高,效率低,保密性差,并使一些不法分子有可趁之危。随着社会的发展,企业在现代化管理体制下,档案管理也应该一改过去的“看摊、手蹲、仓库保管”等现象,档案管理工作也应该适应现代化管理的要求,进行信息化管理,充分实现档案的输入、检索、利用等工作的现代化手段,它可以使繁琐的工作瞬间完成并能达到信息共享,同时为企业提供迅速、准确、全方位的档案信息奠定基础,也为企业的正常良性循环起到一定的作用。
  总之,工业企业实行现代化管理不是局部的,应该是全方位、全领域的,档案管理工作是现代化管理的重要标准,所以企业应该加大档案管理的基础设施的建设与投入,逐步使档案管理工作电子信息化,同时也注重专业技术人员的技术培养,最终使档案管理工作有助于企业经济的发展,战略目标的实现。


来源:南充市经信委